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HanPhone:參考個案─ 醫院管理局

醫院管理局選購HanPhone IVR以縮減門診病人輪候時間

背景
醫院管理局轄下普通科門診診所病人輪侯街症時間過長,有長者甚至於零晨四時已開始排隊輪候早上的診症配額,因而抱怨感到莫大的壓力和疲累,而此問題亦一直廣泛受香港市民所詬病,醫院管理局於二零零五年中開始研究多個方案,以縮減門診病人輪候時間,其中一個方案,是考慮引用先進的互動話音回應系統,提供病人透過電話預約診症服務。

解決方法
由於是個為嶄新系統,醫院管理局計劃先在一至兩個醫院聯網推行試驗計劃,測試以中央互動話音回應系統預約的可行性;屆時病人毋須排隊,也可通過電話預約獲得診症配額。該試驗計畫於九月份進入採購流程,在眾多方案中,屢獲殊榮的HanPhone IVR被醫院管理局選定為其互動話音回應系統預約試驗計畫的技術平台,於同年十一月為其下港島聯網普通科門診診所提供超過100條語音和傳真線路作預約服務。

看漢科技在短短八星期內利用HanPhone IVR簡單易用的開發平台順利完成該系統,系統用戶可以先與診所註冊其身份証,繼以該身份証號碼輸入互動話音回應系統確認身份後,選擇及預訂在二十四時內由該系統提供的診症配額,用戶更可選擇以傳真確認其所預訂的診症地點及時間。

事實上,是個互動話音回應系統為醫院管理局第一個容許病人自行預訂診症地點及時間的服務,預約以往都是以先到先得的排隊方式,由診所員工發放當天診症配額。自該試驗系統推出後,廣受使用者歡迎,醫院管理局提早決定將服務擴充至九龍診所,將現時的系統增加至492條電話線路服務全港62間診所,於二零零六年十一月份投入服務,成為香港其中一個最大型的互動話音回應電話應用系統。

在技術層面上,HanPhone IVR以ASP程式接入醫院管理局的MS-SQL預約數據庫,再以HTML及XML程式對用戶的輸入作出應對,透過HanPhone IVR預設的傳真功能,可將所預訂的診症地點及時間送至用戶輸入的傳真號。

HanPhone IVR的最大的特色,就是利用網頁文字轉換成聲音的技術,它可透過HTML標準格式,能以最短時間設計出合適的互動語音網站或語音電話系統,而內容更不需預先錄音,快捷簡便。HanPhone IVR除支援市面上一般互動電話系統的功能以外,更支援XML格式讀入,方便抽取互聯網內容及內容之間的格式轉換。透過網頁管理介面,系統管理可於任何與互聯網連接的PC上進行,靈活方便。

客戶得益
HanPhone IVR為香港市民提供一個方便易用的門診預約系統,大大縮減了門診病人輪候時間。對醫院管理局而言,該系統解決了一個長久受市民詬病的服務問題,大大提升了客戶服務水平,亦同時減輕診所投入於門診預約人力的需求。HanPhone IVR亦提供一個穩定可靠,可靈活擴展的系統環境,而其開放式的技術平台,更保障系統的技術延續性及合理的維護費用。